99%的采购人都忽略的邮件细节,千万别再错了!

摘要: 做了几年采购员,职位老升不上去?可能是你的邮件写得不好。

10-29 22:08 首页 百卓采购网

做了几年采购员

职位老升不上去?

可能是你的邮件写得不好哦~

电子邮件

电子邮件已经成为了采购的日常工作中必不可少的沟通工具之一。但是有很多采购人虽然工作做得很好,偏偏就败在发邮件这件小事上。


对照自检,看看有没有你的影子:

  • 邮件内容喜欢使用各种字体和颜色

  • 邮件里写“附件中为blabla...”,却压根没加附件。

  • 邮件里添加表情符号还乱用语气词感叹号

  • 空白标题...

  • 邮件永远没抄送直接上司和主管

  • 越级发邮件···

  • 邮件格式无法阅读,没有最终的签名

    ······


如果你有以上的情况出现,那么就可得好好学学邮件礼仪了了,这很可能影响着你的晋升。


现在邮件发送已经成为了一个职场人必备的技能,若注重了邮件礼仪,也许会让你事半功倍,实现从优秀到卓越。


那,究竟如何做好邮件礼仪呢,且听小采慢慢道来:



1、关于主题


主题是接收者了解邮件的第一信息,因此主题必须非常明确,以便收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。请注意以下几点:


  • 一定不能使用空白标题,这是最低级的错误;


  • 不做标题党,邮件标题要保证让别人知道你要做什么;


  • 标题要尽量简短,不宜冗长;


  • 一封邮件只针对一件事情,不宜在一封邮件里讨论多件事情,为了日后好整理。


正确示例:

会议邀请:XX公司将于X年X月X日在XX举办XX活动,邀请您莅临指导



2、称呼与问候


俗话说,礼多人不怪。要在邮件中尽量表现的礼貌客气一些,这样即便处理事情来也方便很多。关于称呼与问候,有以下几点需要注意的:


  • 恰当地称呼收件者,拿捏尺度,忌不称呼,忌乱称呼。如果对方有职务可称xx经理、xx老师,若不清楚职务、则称XX先生、女士。


  • 对于不熟的收件对象,尤其是不熟的工作对象千万不要逮谁都亲爱的xxx,显得很熟络。应使用尊敬的xx 等方式。


  • 开头最好有个问候语 ,你好!您好!以示礼貌,不要给别人一种 “你应该知道我是谁的吧我就不客套了” 的感觉。



3、关于正文


正文是邮件的核心内容,搞定邮件内容是很重要的事情:


  • 邮件正文应简明扼要的说清楚事情,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句;


  • 根据接收人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适;


  • 如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明;


  • 邮件代表商务,慎重使用表情;


  • 忌通篇强调,只选择,你认为最重要的地方进行加粗或者加文字背景色强调即可;


  • 在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。



4、关于附件


  • 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。


  • 附件文件命名很重要,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。


  • 附件数目 不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。


  • 如果附件是特殊格式文件,应该在正文中 说明打开方式,以免影响使用。



5、关于结尾签名


电子邮件消息末尾加上签名档是非常有必要的。签名档可包括 姓名、职务、公司、电话、传真、地址 等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系的。



6、关于抄送、发送、密送


发送地址区,有收件人、抄送人、密送人三个部分。

要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)


  • TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应;


  • CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,如果CC的人有建议,当然可以回Email;


  • BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的;


  • TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以;


最后,为大家送上一份《关于华为公司邮件礼仪的倡议》

(向上滑动查看内容)

总裁办电子邮件

电邮其他【2017】013号       签发人:任正非 

转发《关于华为公司邮件礼仪的倡议》 

社交礼仪是人际交往、社会交往活动中,用于表示尊重、亲善和友好的首选行为规范和惯用形式。而邮件,作为企业内部重要的数字化社交手段,也要遵循一定的礼仪,避免垃圾邮件、无效邮件等浪费员工时间、消耗公司资源的问题,确保员工之间的高效沟通。

为此我们倡议每一位员工提升邮件文明度,践行邮件礼仪,减少信息垃圾,共同创造邮件清洁环境!

1、沟通有多种方式,选择邮件沟通方式,请首先确认是否是最有效的方式。

2、不要把信息群发或群回给不相关的人,没有人会对垃圾邮件感兴趣,除了邮件系统清洁员。

3、 收件人比较多的时候,密送是一个很好的方式。

4、不做标题党,但邮件标题要保证让别人知道你要做什么。

5、适当使用特殊字符(如“* 【】★”等)突出标题,引起收件人注意,但不要随便使用“紧急”之类的字眼。

6、 若非众人皆知的超级大咖,你不应漏掉必要的称呼和落款。

7、 说话做到简洁精练可能较难,邮件做到简洁精练很简单,因为,你有足够的时间思考。

8、  一个邮件能说明白的事,就不要分成好几个。比如:更新……再更新……;补充……,再补充……

9、  发出去的邮件尽量保证格式整齐便于阅读、没有错别字,不要给人留下粗心、不靠谱的印象。

10、 正确使用标点符号,通过标点收件人可以看出你的性格和情绪。

11、 做一个有礼貌的人,不仅仅是面对面的,书面文字更能体现你的涵养。

12、 超过5M的大附件最好别用邮件发送占用别人邮箱空间,通过链接共享或用IM传输也很方便。

13、 如果不是特别忙、特别为难或者完全不想搭理,尽量早点回复别人的邮件,因为人家可能在等。

14、 出差或休假期间应设定自动回复,提示发件人工作委托对象或紧急事务的处理方式,以免影响工作。

15、 “垃圾邮件”既然都称为垃圾了,举报就是责任。


本文的责任部门是质量与流程IT管理部,由其负责解释和管理。



看完这些发邮件的小Tips,是不是觉得发好一封邮件也是不容易?职场无小事,采购想要升值加薪,先从好好写邮件开始。


来源:采购帮



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